Desde o dia 1º de janeiro de 2010, serventias extrajudiciais de todo o país passaram a adotar os novos modelos padronizados de certidões de nascimento, casamento e óbito. A medida, estabelecida por meio de Provimento nº 3 editado pela Conselho Nacional de Justiça (CNJ) em 2009, visa evitar falsificações dos registros de nascimento, além de reduzir o número de crianças não registradas.
Os novos documentos possuem matrícula unificada, assim, é possível tirar segunda via da certidão de nascimento em municípios diferentes de onde a criança foi registrada e, até mesmo, em outros estados. No entanto, não é preciso solicitar um novo documento, para certidões emitidas até 31 de dezembro de 2009, isto porque elas continuarão valendo por tempo indeterminado.
Recentemente a Corregedoria do CNJ divulgou uma nota técnica salientando a obrigação das serventias extrajudiciais adotarem os novos modelos únicos e nacionais de certidões de nascimento, casamento e óbito. Além disso, a nota esclareceu as normas estabelecidas no provimento e também as punições as quais os registradores estarão sujeitos caso descumpram as novas regras. A medida foi originada após denúncias de descumprimento do provimento, em especial, no Estado da Bahia.
Conforme a Corregedoria-Geral de Justiça do TJMS, em Mato Grosso do Sul, desde que a norma foi editada, começou-se um trabalho de orientação e repasse de informações às serventias extrajudiciais do Estado quanto às alterações e adaptações necessárias. Esta ação foi intensificada no mês de dezembro, véspera das novas regras entrarem em funcionamento.
Quanto à fiscalização, a primeira correição no extrajudicial deste ano está marcada para o dia 18 janeiro nas Comarcas de Jardim e Bela Vista, sendo que em Bela Vista será feita a correição na sede da Comarca e também no município de Caracol. Pelas atividades desenvolvidas em 2009, a expectativa da Corregedoria é que a verificação in loco não apresente irregularidades quanto à emissão destas certidões padronizadas no Estado de MS.
Modelos - Os novos modelos dos documentos devem incluir na parte superior o número da matrícula de cada registrador adquirida na implantação do Cadastro de Cartórios Civis no país em agosto de 2009. Os seis primeiros números da matrícula correspondem ao Código Nacional da Serventia, e permitem a identificação imediata do cartório onde o documento foi emitido.
Os demais números trazem informações sobre o acervo, o tipo do livro de registro, o ano em que foi efetivado o registro do qual é extraída a certidão e o dígito verificador, que atesta a autenticidade do documento.
Para ampliar a segurança dos documentos, a Corregedoria Nacional de Justiça estabeleceu que eles podem ser emitidos utilizando-se papel de segurança ou papel com detalhes coloridos, gráficos, molduras e brasões. Mas, para evitar imposição de custos adicionais aos cartórios, essa regra não é obrigatória, devendo ser seguida pelos registradores se houver norma local para isso ou se o papel especial for fornecido sem ônus financeiros para os cartórios.
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